Департамент консульської служби МЗС України здійснює витребування документів з-за кордону через посередництво дипломатичних представництв та консульських установ України. 

Порядок витребування документів передбачає заповнення відповідних анкет у трьох примірниках на кожен документ окремо  https://mfa.gov.ua/storage/app/sites/1/Docs/konsulskii_oblik/f448566n135.doc. 

• Консульський збір за витребування документа з-за кордону відповідно до Положення про консульський збір України становить 120 гривень.
• 
  

Відшкодуванню заявниками також підлягають витрати закордонних дипломатичних установ, пов’язані із виконанням їх запитів.

Для заявників, які проживають в Україні, відшкодування здійснюється шляхом оплати в Україні гривневого еквіваленту витраченої закордонної дипломатичної установи суми іноземної валюти.

Аналогічним чином здійснюється і оплата консульської дії з легалізації документа витребуваного з-за кордону.

З питань витребування документів з України особи, якi проживають за кордоном, звертаються до дипломатичних представництв та консульських установ України в країнi перебування для оформлення відповідного запиту в Україну.

ПЕРЕЛІК НЕОБХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

1. Заповнена та власноручно підписана заява та Анкета.doc (у 3-х примірниках на кожен документ окремо, відповіді на питання мають бути повними і точними);

2. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон + копія його першої сторінки;

3. Оригінал документа, що підтверджує сплату консульського збору за розгляд заяви щодо витребування документів

3. Квитанція про сплату держмита за засвідчення документа штампом Апостиль (в разі необхідності).

5. Документ, що підтверджує ступінь споріднення заявника з особою, чий документ витребовується, або інформація про довіреність на представлення інтересів (в разі потреби).

За витребування документів стягується консульський збір відповідно до тарифів консульського збору. У разі відсутності в архівах відповідних архівних даних, консульський збір не повертається.

За проставлення штампу «Апостиль» на документах, що витребовуються з України, додатково стягується державне мито. 

Враховуючи установлений розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб відповідно до Закону України «Про Державний бюджет України на 2025 рік», за заявами про проставлення апостиля, поданими з 03 травня 2025 року, плата за проставлення апостиля у поточному році для фізичних осіб становитиме 610 грн, а для юридичних осіб – 1060 грн.

Реквізити рахунку, відкритого в Державній казначейській службі України на ім’я Головного управління Казначейства у місті Києві, за кодом класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання інших адміністративних послуг», та відомчою ознакою «41», для зарахування плати за проставлення апостиля:

Одержувач : ГУК у місті Києві/м. Київ/22012500;

Код за ЄДРПОУ: 37993783;

Рахунок (IBAN): UA618999980313070165041026001;

Надавач платіжних послуг отримувача: Казначейство України

(електронний адміністративний податок);

Код класифікації доходів бюджету: 22012500

Реквізити валютного рахунку Державної казначейської служби України, відкритого в АТ "Державний експортно-імпортний банк України" для перерахування коштів в іноземній валюті до Державного бюджету України (https://www.treasury.gov.ua/diyalnist/rekviziti-valyutnih-rahunkiv): 

Отримувач (beneficiary): Державна казначейська служба України, Україна, 01601, м.Київ, вул. Бастіонна, 6 (STATE TREASURY SERVICE OF UKRAINE, Ukraine, 01601, Kyiv, Bastionna str., 6);

код отримувача: 37567646

валютний рахунок отримувача коштів (account): IBAN: UA563223130000025133012855000

банк отримувача коштів (beneficiary bank): Акціонерне товариство "Державний експортно-імпортний банк України", Київ. Україна (JSC "THE STATE EXPORT-IMPORT BANK OF UKRAINE", Kyiv, Ukraine);

SWIFT: EXBSUAUX;

код банку: 322313.

ОБОВ’ЯЗКОВО зазначити в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) код класифікації доходів державного бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля» при сплаті заявником державного мита за проставлення апостиля!

Актуальний перелік банків-кореспондентів АТ «Державний експортно-імпортний банк України» розміщено на його сайті у розділі «Корпоративному бізнесу - Розрахунково-касове обслуговування – міжнародні розрахунки та операції з іноземною валютою» за посиланням:

https://www.eximb.com/ua/business/corporate/corporate-rozrahunkovo-kasove-obslugovuvannya/corporate-mizhnarodni-rozrahunky-ta-operacii/corporate-perelik-bankiv-korespondentiv/ .

На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiї в органах державної реєстрацiї актiв цивільного стану, цими установами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва, якi мiстять основнi данi про особу, або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися їх батькам i усиновителям.

Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i представникам закладу  охорони  здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.

Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними актового запису про народження.

Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).

Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.

Повторнi свiдоцтва про шлюб, який припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану.

Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану видаються, як особам, щодо яких складено актовий запис, так і родичам по прямій висхідній та низхідній лінії, а також усиновителям, опікунам та пiклувальникам. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно можуть видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.

В заявi про видачу повторного свiдоцтва зазначаються: прiзвище, ім’я, по батьковi та адреса заявника; прiзвище, ім’я, по батьковi особи, вiдносно якої запитується свiдоцтво; яке необхiдне свiдоцтво; коли i яким органом державної реєстрацiї актiв цивільного стану складено актовий запис цивільного стану; мета запиту повторного свідоцтва.

Якщо запитується свідоцтво про народження, додатково зазначаються прізвище, ім'я, по батькові батьків. При витребуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначається також з ким зареєстровано чи розірвано шлюб.